Wat mag ik werknemers belastingvrij vergoeden voor thuiswerken?
Als gevolg van de coronapandemie zijn we massaal vanuit huis gaan werken en de verwachting is dat dit deels zo zal blijven. Werken vanuit huis kost de werknemer wel extra geld, denk aan verwarming, elektriciteit en water. Het kabinet heeft in het Belastingplan 2022 een voorstel opgenomen dat beter aansluit op het “nieuwe normaal”: hybride werken. Als dit voorstel wordt goedgekeurd door de 1 e en 2 e kamer, mag de werkgever vanaf 1 januari 2022 maximaal € 2 belastingvrij vergoeden per thuiswerkdag. Deze vergoeding mag samen met de reiskostenvergoeding (€ 0,19 per kilometer) voor de kantoordagen berekend en uitbetaald worden als een vast bedrag per maand. Deze vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel meer thuis of juist op kantoor wordt gewerkt. De vergoeding dient wel volgens bepaalde rekenregels berekend te worden. De regeling gaat uit van 214 werkbare dagen voor een fulltime werknemer, rekening houdend met vakantie, feestdagen en gemiddeld ziekteverzuim. Als bijvoorbeeld een werknemer 4 dagen werkt, waarvan 2 thuis en 2 op kantoor en de afstand woon-werk bedraagt 15 kilometer enkele reis, kan de maandelijkse belastingvrije vergoeding als volgt berekend worden: Reiskosten 2/5e van 214 dagen maal 30 kilometer maal € 0,19 gedeeld door 12 maanden is € 40,66 per maand. Thuiswerkvergoeding 2/5 e van 214 dagen maal € 2 gedeeld door 12 maanden is € 14,26 per maand. Totale belastingvrije vergoeding per maand is dan € 54,92. Wat als een werknemer een deel van de dag thuis werkt en een deel van de dag op kantoor. Dan mag je kiezen tussen de reiskostenvergoeding of de thuiswerkvergoeding. Dan is de reiskostenvergoeding voor de werknemer gunstiger als de afstand woon-werk meer bedraagt dan 6 kilometer enkele reis. Daarnaast mag een werkgever een onbelaste vergoeding geven voor de inrichting van de thuiswerkplek. Denk aan bureau, bureaustoel, computer, telefoon, internetaansluiting. Hieraan zijn wel bepaalde voorwaarden verbonden. Zo moeten de aanschaffingen wel noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de werkzaamheden. Deze en andere voorwaarden zijn opgenomen in de Werkkostenregeling (WKR).
Heb je vragen over wat wel en niet onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling valt, neem gerust contact op. We helpen je graag.